5 טיפים לחסכון בהוצאות ארגוניות

5 טיפים לחיסכון בהוצאות IT

אחת המשימות החשובות והמאתגרות ביותר כיום של מנהלי IT היא הצגת תהליכים וביצועים ארגוניים משופרים בתקציב מוגבל ולאורך זמן. מאמרים רבים של גרטנר מדברים על אוטומציה כפתרון הראשון לחיסכון בהוצאות IT (גרטנר 2016). גרטנר מוספים כי הטמעה ותחזוקה של פתרונות IT שמעניקים לארגון ערך מוסף צריכים להיות בראש סדר העדיפויות של מנהלי מחלקות IT. מחלקת ה- IT הופכת להיות אחת המחלקות המשמעותיות לארגון והלחץ לאופטימיזציה, אוטומציה ודיגיטציה שיובילו לחסכון בהוצאות של תהליכים  הם חלק נכבד מהערך הנתפס בעייני המנכ”ל.

מה לא לעשות?

5 tips - how not to lose the race towards IT optimization

מה כן לעשות?

תהיו אקטיביים, מנו עובד אחראי שמסוגל להוביל פרויקטים מסוג זה, הציבו יעדים ובנו תכנית ביצועית ומדידה.

כיצד חסכו אסתי לאודר, שלמה סיקסט, משרד הבטחון ורפאל אלפי שקלים?

בעזרת סיפורי ההצלחה המרתקים הבאים נכיר לכם את הטכנולוגיה שלנו שהובילה לחסכון בהוצאות IT אצל מאות לקוחותינו (המהווים את החברות והמותגים המובילים במשק). מקווים שיהיה לכם מעניין!

רגע לפני- מה ההבדל בין חתימה דיגיטלית מאושרת לפתרונות חתימה דיגיטלית רגילים? חתימה דיגיטלית מאושרת תקפה חוקית ו”מכסה” אתכם בבית המשפט, כמו כן חתימה זו נחשבת בעלת רמת האבטחה הגבוהה ביותר בשוק.

גללו בין 4 סיפורי המקרה השונים:

אסתי לאודר

IT optimization - Estee Lauder case studyחברת אסתי לאודר פנו אלינו במטרה להפוך את תהליכי החתימה ושליחת החשבוניות שלהם לאוטומטיים ויעילים מחד, וחסכוניים וירוקים מאידך.

שרת החיתום SIGNER1 ComSignTrust הינו פתרון הכולל HSM פנימי (או חיצוני) אשר משתלב בתהליך הפקת המסמכים הארגוני. לפתרון זה ניתן לשלב ארכיון דיגיטלי מאובטח כמו כן ניתן להפיק פרסום על גבי החשבוניות הנחתמות ונשלחות למייל של הלקוחות.

הטמעת שרת החיתום SIGNER1 אפשרה לחברת אסתי לאודר לחתום ולשלוח מיליוני חשבוניות (עם תוקף חוקי) בדקות ספורות בלבד.

תוצאות:

-חסכון עלויות משמעותי בכל ההוצאות הקשורות לניירת (הפקה, אחסון, שליחה, ניהול).

-ביטול עבודת אדמיניסטרציה ומעבר לתהליך אוטומטי.

-ניהול מסמכים פשוט- חיפוש, מעקב ובקרה בצורה בקליק.

-הגברת אבטחת המידע של הארגון והלקוחות (הצפנה, time stamping ועוד).

-קבילות בבית משפט- חתימה דיגיטלית מאושרת שלא ניתן להכחיש או לזייף.

-קבלת חשבוניות למייל- תהליך שנוח גם ללקוחות הארגון וגם לסביבה שלנו.

רפאל

הפיכת טפסי 101 לדיגיטליים בתהליך נטול נייר

לרפאל 7000 עובדים ומספר רב של ספקי שירותים. על פי חוק, כל עובד במדינת ישראל חייב למלא טופס 101 בתחילת כל שנה.

רפאל פנו אלינו בבקשה להפוך את כל התהליך לדיגיטלי, יעיל ומהיר.

הפתרון מבית ComSignTrust הינו פורטל חתימות אונליין אליו נכנסים כלל העובדים וספקי השירותים של רפאל, ממלאים בצורה פשוטה, זריזה וקלה טופס 101. המערכת סורקת ומוודאת את תקפות המסמך, כמו כן ניתן לצרף מסמכים לטופס בקליק.

תוצאות:

-בקרה ושליטה על התהליך אונליין של הנהלת חשבונות. קבלת תמונת מצב וזירוז התהליך.

-פישוט וייעול תהליך החתימה של אלפי עובדים לתהליך קליל ונוח.

-צמצום טעויות אנוש.

-חסכון משמעותי של ניירת, עבודת אדמיניסטרציה וכו’.

משרד הביטחון

למשרד הביטחון מעל ל- 20,000 ספקים מורשים. הם פנו אלינו במטרה להפוך את התקשורת היומית עם הספקים והחתימה על מכרזים לתהליך פשוט אונליין שיעשה בעזרת פתרון חתימה דיגיטלית מאושרת (בהתאם לרגולציה). הפתרון היה חייב להיות ידידותי מאוד ופשוט למשתמש.

הפתרון של ComSignTrust כולל:

-תכנה לאישור פרטי החותם בתהליך החתימה (אל מול פרטי הספק הרשומים במערכת משרד הביטחון).

-מעל ל- 20,000 חתימות דיגיטליות מאושרות לחתימה יומיומית על מסמכים בפורטלי הממשלה.

-המערכת כוללת קבלת התראות לגבי מכרזים חדשים, הרלוונטים לכל ספק, למייל.

-המערכת מאפשרת לשלוח מענה בנוגע למכרז למייל של הספק.

-כספת אלקטרונית (e-Safe) בה נשמרות כל ההצעות למכרזים, אליה יש גישה מאובטחת לוועדת המכרזים כך יכולים לברור ולהשוות בין המכרזים אונליין.

תוצאות:

-נוחות ופישוט התהליך הן מצד הספקים והן מצד ועדות המכרזים.

-הגעה לספקים חדשים.

-ביטול השימוש בניירת גם מטעם משרד הביטחון וגם אצל עשרות אלפי הספקים + ביטול שליחת מסמכים בדואר.

-התייעלות וחסכון.

-אימות המסמך וזיהוי פרטי החותם.

שלמה סיקסט

חוויית שירות דיגיטלית מלאה בעמדות שירות ומכירה עם פתרון חתימה על טבלטים

חברת השכרת הרכב הבינלאומית הגדולה פנתה אלינו בבקשה להפוך את תהליכי החתמת לקוחות החברה על הסכמים בצורה דיגיטלית.

צפו בסרטון על התהליך החדש והמשופר שהם יישמו ולמטה קראו על התוצאות בפועל

תוצאות:

-שיפור חווית שירות הלקוחות עם טכנולוגיה חדשה וטרנדית (לא מסתמכים יותר על הדפסה וסריקה).

-זירוז תהליכי חתימה וקיצוץ בתור לנציג השירות, ומכאן גם שיפור הביצועים העסקיים.

-אבטחת מידע הלקוחות והארגון וקבלת תוקף משפטי.

-יכולות ביומטריות לזיהוי פרטי החותם.

-חיפוש ומציאת הסכמים בקליק.

-חסכון משמעותי והפיכה לארגון ירוק.

לסיכום-

טכנולוגיות חדשות נשמעות נפלא אך גם מכילות סיכונים לעומתן קיימים בשוק פתרונות מוכחים שהינם קלים ליישום ויובילו אתכם לחסכון מידי והחזר השקעה בזמן קצר. אין זה אומר שעליכם לשכוח מחדשנות! הארגון הדיגיטלי נכנס למסלול תאוצה בתחומים מגוונים ועלינו להיות ערוכים לשינויים (קראו כיצד תרתמו את הכח של חתימה דיגיטלית להמנעות ממשברים עתידיים).

מחברת המאמר הינה טל ליאור, מנהלת השיווק בחברת ComsignTrust מבית קומסיין, הנותנים שירותים לרוב המותגים והחברות הגדולות במשק.

אשמח להוביל תהליך קריטי זה גם בארגונכם!

tall@comsigntrust.com

*את הפתרונות שלנו ניתן ליישם גם בענן, ובאינטגרציה למערכות קיימות.

אולי תתעניינו גם:

6 תחזיות מובילות לשנת 2017 ואילך
cost optimization -IT optimizatoion
the way to cut IT costs
How to choose the right technology?